Wie schaffen und sichern Schulen das Vertrauen der Nutzer in den Datenschutz auf der Lernplattform WebWeaver® School?
Die DSGVO stärkt die Rechte der Betroffenen erheblich. Jeder Nutzer kann von Ihnen als Verantwortlichen Auskunft nach Art. 15 darüber einfordern, welche Daten Sie in Bezug auf seine Person zu welchen Zwecken und mit welchen Speicherfristen verarbeiten, und kann deren Berichtigung oder – sofern dem keine gesetzlichen Vorgaben entgegenstehen – Löschung verlangen.
Gelingt es Ihnen von Beginn an, das Vertrauen der Nutzer in den Schutz ihrer Daten auf der Lernplattform zu gewinnen, kann Ihnen dies also viel Arbeit ersparen. Und darüber hinaus ist das Vertrauen der Nutzer entscheidend dafür, dass die Lernplattform von allen Beteiligten akzeptiert und genutzt wird. Nur so bringt die Lernplattform einen wirklichen Mehrwert für Ihre Schule.
Wir möchten Ihnen daher im Folgenden einige Anregungen geben, wie Sie das Vertrauen von Lehrkräften, Schülern und Eltern erreichen und nachhaltig sichern.
1. Die Einwände ernst nehmen
Hinter den vielen Fragen und Einwänden steht Verunsicherung angesichts zahlreicher Datenschutzskandale bei namhaften Cloud-Anbietern und sozialen Netzwerken. Viele Nutzer fragen sich: Welchen Diensten im Internet kann ich meine Daten anvertrauen? Kann ich sicher sein, dass diese nicht an Dritte weitergegeben und kommerzialisiert werden? Wie geht meine Schule mit meinen Daten um?
Haken Sie nach, worauf mögliche Bedenken gründen, und nehmen Sie sich Zeit, über datenschutzrelevante Aspekte der Lernplattform und deren Nutzung an Ihrer Schule zu informieren.
Hinweis
Entsprechende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei WebWeaver® School haben wir hier für Sie zusammengestellt:
2. Nutzungsziele definieren und Nutzungskonzept entwickeln
Ein neues Instrument wie eine Lernplattform in einer Schule einzuführen, erfordert eine gute Vorbereitung und bedeutet zunächst einen Mehraufwand für alle Beteiligten. Wenn Sie Ihr Kollegium, die Schüler- und Elternschaft jedoch davon überzeugen, dass die Lernplattform ihnen auf mittlere Sicht konkrete Vorteile in Schulorganisation und Unterricht bringt, werden sie sich auf das neue Instrument einlassen.
Bedeutung klarer Zielsetzungen
Grundlegend dafür sind klare Zielsetzungen für den Einsatz der Lernplattform und ein Konzept, wie diese Ziele umgesetzt und erreicht werden sollen. Das Nutzungskonzept der Lernplattform definiert zunächst einmal, mit welchen Zielen und für welche organisatorischen und unterrichtlichen Prozesse die Lernplattform eingesetzt wird. Im Idealfall ist das Nutzungskonzept Ihrer Lernplattform auch Teil Ihres Medienentwicklungsplanes.
Auf seiner Grundlage legen Sie fest, welche Gruppen und Klassen Sie einrichten, welche Nutzerfunktionen in welchen Arbeitsbereichen auf der Plattform zum Einsatz kommen und welche Berechtigungen Lehrkräfte, Schüler und Partner/Eltern jeweils erhalten.
Datenschutz als Teil des Nutzungskonzeptes
In Abhängigkeit vom Nutzungskonzept werden Daten mit Personenbezug auf der Lernplattform verarbeitet. Da personenbezogene Daten nur zweckgebunden verarbeitet werden dürfen, erfüllen Sie mit der Formulierung der Zielsetzungen also eine notwendige Bedingung für die datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Lernplattform.
Hinweis
Wie Sie Ihr schulisches Nutzungskonzept im Weiteren so gestalten und fortschreiben, dass Sie datenschutzkonform arbeiten, können Sie hier nachlesen:
3. Vertrauen schaffen durch Information
Informieren Sie alle Beteiligten im Rahmen der Schulkonferenz, auf Elternabenden oder auch gesonderten Informationsveranstaltungen über die Ziele, die Sie an Ihrer Schule mit der Lernplattform verfolgen. Erläutern Sie auf der Basis Ihres Nutzungskonzepts, welche personenbezogenen Daten zu welchen Zwecken auf der Lernplattform verarbeitet werden.
Weisen Sie auch darauf hin, wie einzelne Nutzer Daten für andere freigeben, wie sie Daten löschen und exportieren sowie nach Login in den persönlichen Einstellungen Einblick in ihre auf der Plattform gespeicherten Nutzungsdaten erhalten.
4. Informierte Einwilligungen einholen
Bevor Sie Zugänge für Lehrer, Schüler, schulische Partner oder auch Eltern auf der Lernplattform anlegen, benötigen Sie deren schriftliche Einwilligungen. Eine Ausnahme besteht lediglich, wenn die Nutzung der Lernplattform im Rahmen einer gesetzlichen Regelung Ihres Landes ausdrücklich vorgesehen ist. Beachten Sie bitte, dass Sie bei Kindern unter 16 Jahren zusätzlich eine schriftliche Bestätigung eines Erziehungsberechtigten benötigen, damit die Einwilligungen rechtskräftig sind.
Nutzen Sie die datenschutzrechtlich erforderliche Einwilligungserklärung, um Lehrkräfte, Schüler und Eltern ausführlich und verständlich darüber zu informieren, wie und zu welchen Zwecken Ihre Schule die Lernplattform einsetzt.
5. Einen festen Ansprechpartner bestimmen
Im Laufe der Nutzung der Lernplattform werden sich auch neue Fragen ergeben, beispielsweise wenn Sie mit der Zeit neue Nutzerfunktionen Funktionen hinzuschalten. Benennen Sie deshalb einen festen Ansprechpartner innerhalb Ihrer Schule, der mit der Lernplattform und den grundsätzlichen Anforderungen des Datenschutzes vertraut ist und Lehrkräften, Schülern und Eltern für Fragen zur Verfügung steht. Binden Sie dabei den für Ihre Schule zuständigen Datenschutzbeauftragten ein.
Datenschutzpaket WebWeaver® School
Sie setzen bereits die Lernplattform WebWeaver® School ein oder planen dies für die Zukunft? Wir stellen allen unseren Kunden ein „Datenschutzpaket“ mit allen datenschutzrechtlich relevanten Dokumenten sowie einer praktischen Checkliste zur Verfügung.
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